Hoy vamos a descubrir juntos qué son la Legalización de Documentos y la Apostilla, dos trámites que se necesitan muy a menudo con las traducciones juradas. De hecho, muchos traductores jurados los ofrecen como servicios adicionales. Ya que muchas veces estos dos procesos se confunden entre ellos, en este artículo vamos a ver la diferencia. Veremos también cómo están relacionados con el traductor jurado.
La legalización de documentos en las Traducciones Juradas
La legalización de documentos es un proceso mediante el cual:
“se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.” (Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación)
Es importante destacar que la legalización no certifica el contenido ni el destino del documento, sólo su autenticidad.
Según el Reglamento de la UE 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, del 6 de julio de 2016, hay algunos documentos públicos que no necesitan Legalización o Apostilla. Esta decisión tiene el objetivo de facilitar los trámites en el caso de ciudadanos europeos. Para saber más, puedes acudir a la página web del MAEC.
Este Reglamento UE también exime de traducción los documentos: “que vayan acompañados de un impreso estándar multilingüe de los contemplados en sus anexos y a las traducciones juradas realizadas por persona habilitada para ello” (Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación).
Tampoco hay que legalizar documentos expedidos en Estados miembros de la Unión Europea o que hayan firmado el Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo. Finalmente, no necesitan legalización los documentos hechos por Suiza, ya que hay un acuerdo con la Unión Europea.
La legalización y las traducciones juradas
En este caso, vemos que las traducciones juradas también cuentan como documento igual que el original, y por ende se pueden legalizar de la misma forma. En el caso de que el documento traducido se presente al extranjero, necesitarás legalizar la traducción jurada. Recuerda que tienes que legalizar antes el documento original para que tenga validez. Luego, puedes acudir al MAEC para la legalización de la traducción. Es importante hacerlo ya que un traductor jurado español sólo tiene titulación dentro de España. Por esto será necesario el sello del MAEC para que el documento sea válido en el extranjero.
¿Cómo se pide la legalización de un documento extranjero en España?
Los documentos que emiten Consulados y Embajadas extranjeros serán legalizados por el Ministerio de Asuntos Exteriores. Los documentos consulares más comunes son:
- Certificados de fe de vida y estado civil
- Certificados de buena conducta
- Certificados de residencia y/o de inscripción consular
- Certificados de nacionalidad
- Declaraciones juradas
- Certificaciones que expliquen la legislación local
- Certificados sobre no haber recibido beca o subvención pública
En este caso, la legalización será gratuita. Puedes pedirla a través de la Sede electrónica del Ministerio de Asuntos Exteriores (Servicio de Legalizaciones de la Dirección General de Españoles en el Exterior y de Asuntos Consulares). Podrás solicitarla presencialmente con cita previa o con un correo certificado. Puedes legalizar también una traducción jurada enviándola con el original al MAEC para su legalización. Puedes mandarla por correo con un sobre certificado. En el caso de que no puedas esperar a hacer el trámite por correo, tendrás que recurrir a una gestoría, y eso sí que puede tener un coste (alrededor de 50 euros).
¿Y cómo se solicita la legalización de documentos extranjeros en el extranjero?
En el caso de documentos extranjeros en el extranjero, la legalización se lleva a cabo por vía diplomática. Hay que pedir la legalización a la embajada de España del país en el que estemos. Se necesitarán certificaciones de: cualquier autoridad competente según la legislación del país; el Ministerio de Asuntos Exteriores del país de referencia; el Consulado de España en el país extranjero o la Sección Consular de la Embajada.
¿Cómo se pide la legalización de un documento español en España?
Para la legalización de un documento español en España, deberás ir al Ministerio de Asuntos Exteriores y después presentar el documento a la Embajada o Consulado del país en el que necesites el documento. Estos documentos los pueden emitir Comunidades Autónomas, entidades locales, notarios, jueces u otros organismos.
¿Puede denegarse la legalización de un documento?
Sí, hay algunos casos en los que el Ministerio de Asuntos Exteriores puede denegar la legalización de documentos. Por ejemplo, en el caso de que el trámite no se haya llevado a cabo con todos los pasos correctos.
La Apostilla:
La Apostilla, o Legalización única, certifica la autenticidad de la firma de los documentos públicos de cualquier país que haya firmado el XII Convenio de La Haya (o Convenio de la Apostilla) de 5 de octubre de 1961. Es una manera más fácil de legalizar documentos estampando un solo sello y firma. Consiste en colocar en un documento o en su copia una anotación que certifique su autenticidad. Esta última se puede pegar en otro papel o incluir en el mismo documento. De esta forma, este último será válido en todos los países que han firmado este Convenio. Gracias al Reglamento 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, para los documentos de estados miembros de la Unión Europea ya no se necesita Apostilla. En este enlace puedes encontrar los Estados que han firmado el Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961
Qué documentos puedes apostillar:
- Documentos judiciales
- Documentos administrativos
- Documentos notariales (en este caso la apostilla sólo puede hacerla el Colegio de Notarios)
Los documentos que no pueden apostillarse:
- Documentos de funcionarios diplomáticos o consulares.
- Documentos que pueden necesitarse para cualquier operación comercial o aduanera
La Apostilla se pide generalmente en el Ministerio de Justicia (mjusticia.gob.es). En este sitio web podrás solicitar de forma muy breve tu Apostilla a través de la sede electrónica. A veces, también la pueden emitir los Colegios de Notarios o el Tribunal Superior de Justicia. Ten en cuenta que la Apostilla se tiene que hacer en el país de origen del documento, a pesar del país de destino o de dónde se vaya a traducir.
Si necesitas una traducción jurada de un documento para legalizar, tienes que averiguar antes si este último necesita o no Apostilla. Si la respuesta es sí, tendrás que realizar la Apostilla antes de darlo a nosotros para la traducción. Normalmente, la Apostilla también será traducida por el traductor jurado, aunque no es obligatorio. Esto se hace para evitar perder tiempo en el caso de que te pidan también la traducción de la Apostilla. Hay algunas Apostillas bilingües o trilingües, así que sólo es necesario traducirla si no está en uno de los idiomas. Normalmente, el presupuesto de una traducción jurada casi no cambia si añadimos la Apostilla, así que es mejor hacerlo por si acaso 😊
Esperemos que este artículo haya sido útil. ¡Si necesitas un traductor jurado para legalizar tus documentos, escríbenos un comentario en TRADUCCIONES ABROAD y te vamos a contestar!